Como hacer un plan de acción

Esta sección explica qué es un plan de acción en el mundo empresarial y cuáles son sus funciones y características. Y cómo crear un plan de acción.

¿Qué es un plan de acción?

En el mundo empresarial, los planes de acción y los planes estratégicos son herramientas de gestión y funcionamiento que ayudan a las organizaciones (y en algunos casos a las personas) a encontrar la mejor manera de alcanzar sus objetivos. Se trata de un plan completo y detallado a varios niveles, en el que se establecen objetivos concretos, los recursos necesarios para alcanzarlos y las actividades necesarias para conseguirlos.

Un plan de acción se entiende mejor como una hoja de ruta, es decir, un diagrama para alcanzar un objetivo propuesto. Al igual que hay varias formas de alcanzar un objetivo, puede haber varias formas de alcanzar los objetivos de una organización.

La importancia de estas herramientas radica en la organización de los esfuerzos y la planificación adecuada, que reduce los errores y el posible derroche de energía y recursos. Estos planes también cumplen la premisa de dividir los grandes problemas en objetivos más pequeños y alcanzables, y evitar el progreso no deseado y la parálisis hacia el objetivo general.

Véase también: planificación en la gestión.

Plan de acción personal

Características de los planes de acción

No existe un formato estándar para los planes de acción, ya que suelen adaptarse a las circunstancias y necesidades de cada organización. Sin embargo, en términos muy generales, los planes de acción tienen las siguientes características.

• A partir de un objetivo definido, se proponen posibles caminos hacia el éxito (a largo plazo) y se dividen en unidades más pequeñas que pueden alcanzarse a corto o medio plazo.
• Debe tener un alto nivel de detalle en la descripción de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos (por ejemplo, recursos necesarios, tiempo estimado, tareas prioritarias, etc.).
• Es específico en el sentido de que se refiere a una situación concreta, y si la situación real cambia de algún modo, el plan de acción también debe cambiar. De lo contrario, cae en el terreno de la improvisación y el azar.
• Suele ir acompañado de una representación gráfica o visual, por ejemplo, un organigrama, un diagrama o un calendario.

Un plan de acción es un documento detallado que describe las acciones específicas necesarias para alcanzar un objetivo. Es una herramienta sencilla y eficaz para planificar y supervisar actividades. Especifica qué recursos se necesitan, cuándo y cómo deben utilizarse, y pretende garantizar que siempre se alcancen los objetivos.

Los planes de acción pueden utilizarse, por ejemplo, para distintas actividades dentro de una organización.

• Investigación de las reclamaciones de los clientes
• No conformidades internas y de auditoría
• Gestión de proyectos
• Definición de riesgos y oportunidades
• Reuniones diarias

Con un plan de acción bien diseñado se pueden conseguir resultados significativos en una organización, como evitar y resolver problemas, identificar obstáculos y superar objetivos.

Sin embargo, para cosechar los frutos, debes planificar eficazmente cada paso de tu plan de acción utilizando un calendario y tener la disciplina de ceñirte a él. A continuación se indican siete pasos esenciales para crear un plan de acción eficaz que puede aplicarse a cualquier actividad que su organización considere necesaria.

Ejemplo de plan de trabajo

Determine lo que quiere conseguir

El primer paso para crear un plan de acción es decidir claramente qué se quiere conseguir al final de su aplicación. Por eso es importante que defina sus objetivos para crear un buen plan. Los objetivos son como señales que indican adónde quieres ir o qué quieres superar.

El truco más importante que hay que recordar es formular objetivos mensurables. Si ha oído antes el término "objetivos SMART", esto es para usted: los objetivos SMART son un método práctico que utiliza las cuatro primeras letras del acrónimo SMART.

• Específicamente.
• Mensurable.
• Alcanzable.
• Relevante.
• En función del tiempo.

Para ser inteligente, hay que tener en cuenta todos los criterios para aumentar la probabilidad de alcanzar el objetivo.

Si no se fijan objetivos claros y específicos, pueden resultar demasiado vagos para alcanzarlos.

Recoger, analizar y organizar datos

Recopilar todos los datos pertinentes para definir las acciones del plan. A continuación, enumere todas las actividades necesarias para alcanzar los objetivos predefinidos. Cada actividad debe estar asignada y vinculada a una persona responsable.

La asignación de actividades debe hacerse en colaboración con todo el equipo para garantizar que no se asignan tareas a la persona equivocada. Además, todos deben ser conscientes de la importancia de alcanzar los objetivos y los plazos que deben cumplirse, que se exponen en los pasos siguientes.

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