Comunicación interna y externa

Este es el primero de una serie de tres artículos sobre el tema "Comunicación entre la empresa y el mundo exterior".
La perspectiva de comunicación externa de una empresa se refiere a las empresas que integran la responsabilidad social corporativa (RSC) en su estrategia, gestión y trabajo diario, según la intención editorial.

En este contexto, el significado de comunicación externa incluye las siguientes características definitorias.

- Es una comunicación permanente, fluida y transparente.
- Es una comunicación bidireccional, participativa y consensuada.
- Es la comunicación que recoge sugerencias, mejoras, incidencias y relaciones.
- Se trata de una comunicación formal y constructiva de rendición de cuentas.

La diferencia entre los dos ámbitos de la comunicación -interna y externa- radica en los grupos destinatarios, por lo que incluye muchos elementos de la comunicación interna.

Las razones relacionales propuestas para la existencia de la comunicación externa y sus principales destinatarios son las siguientes.

Plan de comunicación ejemplos

- Por relación de responsabilidad: destinatarios debido a responsabilidades legales, financieras y/o empresariales de acuerdo con las normativas, contratos, políticas o prácticas aplicables. Ejemplos: Agencias gubernamentales, proveedores, clientes, instituciones financieras, etc.
- Mediante relaciones de influencia: Beneficiarios que están en condiciones de influir en la consecución de los objetivos de la empresa. Ejemplos: Grandes clientes, accionistas, sindicatos, consumidores finales, sociedad en general, ONG, etc.
- Mediante relaciones de proximidad: Por lo general, se trata de personas con las que la empresa mantiene una relación duradera debido a su trabajo diario y por este motivo. Por ejemplo, proveedores, subcontratistas, comunidades locales, medios de comunicación locales, etc.
- Sobre la representatividad: se trata de beneficiarios que representan a un grupo más o menos homogéneo.

Ejemplos: Sindicatos, organizaciones de consumidores, líderes de opinión, representantes de la comunidad, etc.
- Relaciones con objetos sociales: Son los destinatarios con los que la empresa tiene más trato y, por tanto, necesita comunicarse en el marco de sus actividades. Ejemplos: Clientes, consumidores, proveedores, subcontratistas (externalización), etc.

La definición de comunicación externa afecta a varios elementos de gestión.

- Gestión de las partes interesadas: establecimiento de plataformas de diálogo, interlocutores, frecuencia, canales, herramientas, etc.
- Gestión de riesgos y oportunidades: se basa en el análisis de las opiniones de las distintas partes interesadas, sus expectativas, necesidades y deseos.
- Responsabilidad: la sociedad en general exige más transparencia en la comunicación sobre el impacto de las actividades de la empresa.

Cuanto más aborde la comunicación externa estos diversos elementos de la gestión y contribuya a fundamentar las decisiones actuales y futuras, más eficaz será.

Objetivos de la comunicación

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Esta sección explica qué es la comunicación interna, cómo se clasifica y con qué fines se lleva a cabo. También las herramientas utilizadas y la comunicación externa.

¿Qué es la comunicación interna?

En diversos ámbitos, la comunicación interna se refiere a los canales y mecanismos de información que existen dentro de una organización y se dirigen al mismo personal que trabaja en diferentes departamentos y modalidades organizativas. En este sentido, difiere de la comunicación externa, es decir, la comunicación de la organización con el mundo exterior.

La comunicación interna en empresas y organizaciones establece diversos vínculos de información entre las partes interesadas, por ejemplo, de la dirección a los empleados y viceversa o entre compañeros de un mismo departamento.

Como su nombre indica, tienen lugar dentro de la organización y, por lo general, no se divulgan públicamente, basándose normalmente en directrices organizativas internas y bajo ciertas obligaciones de confidencialidad cuidadosas con el mundo exterior.

Véase también: comunicación corporativa.

Tipos de comunicación interna

La comunicación interna se clasifica en función de la posición de las personas implicadas en la jerarquía de la organización. En otras palabras, depende de la jerarquía de la organización que esté comunicando.

• Comunicación descendente La comunicación que parte de la cúspide de la organización, es decir, de los niveles superiores, y llega a los niveles inferiores. Es decir, de los superiores a los subordinados o de los directivos a los trabajadores. Suele ser una comunicación unidireccional para informar, instruir y participar en la toma de decisiones.
• Comunicación horizontal Se trata de la comunicación entre compañeros de un mismo equipo, entre coordinadores del mismo nivel, entre responsables de distintos departamentos, etc. No existe una relación jerárquica, pero son iguales y suelen compartir información, responder a peticiones, etc.
• Comunicación ascendente Lógicamente, va de las jerarquías inferiores a las superiores, es decir, como retroalimentación de los subordinados a los directores, gerentes, supervisores, etc. También sirve como convocatoria formal de ideas, sugerencias y propuestas para quienes toman las decisiones estratégicas de la organización.

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