Ejemplo de presupuesto de una empresa

Un ejemplo de presupuestación y control presupuestario.

Maderas y Conglomerados Levante SL (nombre ficticio de la empresa por razones de confidencialidad) tenía hasta hace poco un presupuesto contable clásico con ajustes respecto al año anterior.

El presupuesto se estructuró como se muestra en la siguiente figura. Se trataba de un sistema sencillo que permitía comparar los ingresos y gastos reales con los presupuestados.

Este sistema básico permitía a la empresa determinar la diferencia entre el resultado económico deseado (presupuesto) y el resultado económico real a posteriori (al final del cierre del mes).

El mismo procedimiento se llevó a cabo el mes siguiente y continuó hasta finales de año: Al final de un año, se hacía una comparación interanual y si se cumplían los objetivos, el jefe estaba satisfecho; si no, se preguntaba qué se podía hacer. Quizá el año que viene sea mejor.

Finalidad de la contabilidad

En este sistema, no tenían control sobre el presupuesto en ningún momento. Las consecuencias fueron imprevisibles.

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¿Por qué no se controló el presupuesto?

En primer lugar, no se puede analizar la información a posteriori y luego actuar o tomar decisiones sobre esa base, sino que lo que ha sucedido, ha sucedido.

Sin predecir el resultado, no es posible desarrollar un plan de acción para mejorar el resultado con el fin de intentar alcanzar la situación deseada (presupuesto).

Una vez alineado el presupuesto (situación deseada) con los objetivos estratégicos, se desarrolla un plan de acción para intentar alcanzar dicho objetivo.

El plan anual de ingresos y gastos es una herramienta básica para la gestión económica de la empresa.

Objetivo de la contabilidad

Aunque pueda parecer lo contrario, su objetivo principal no es estimar los ingresos de la empresa para un año determinado. Su función principal es mostrar la forma en que se desarrollará la actividad durante el periodo analizado.

¿Qué significa? Te da alternativas y diferentes escenarios, especialmente si la situación no es la esperada a principios de año. Si las ventas no son las esperadas, avisa de que hay que tomar medidas. Si asume diferentes escenarios de ingresos, sabrá de antemano qué acción tomar en cada escenario.

Es importante saber cómo funciona y cómo puede ayudar a su empresa, que es el tema de este artículo.

¿Cuál es su presupuesto anual?

El presupuesto anual tiene muchas utilidades, algunas de las cuales descubrirá a medida que lo utilice, pero he aquí las principales.

• Predecir, simular y evitar sorpresas en los resultados derivados de los distintos escenarios de ingresos y gastos propuestos.
• Saber cuánto se puede gastar en las distintas partidas de gastos y departamentos. Saber si es posible contratar nuevo personal o aumentar sus salarios. En resumen, saber cómo afectará el cambio a la cuenta de resultados.
• Supervisar y controlar el desarrollo económico de la empresa y, en caso necesario, cambiar de rumbo si los resultados no son los deseados.
• Establezca objetivos, por ejemplo, por departamento, unidad de negocio, producto o servicio, línea de negocio, etc.

Sin duda encontrará otras herramientas prácticas que le ayudarán a dirigir su empresa.

Cómo elaborar un presupuesto anual

Hay muchas formas de presupuestar. Y como todo en la vida, depende. El tipo de empresa, su edad, su experiencia en la elaboración de presupuestos, la información que ...... y otros factores.

• INGRESOS.

Lo ideal es que sepas, o al menos te hagas una idea, a dónde van a parar tus ingresos. Pero si no, hay otras opciones (véase más abajo).

Intente desglosar sus ingresos en áreas de negocio homogéneas o áreas de productos y servicios. Cuanta más información detallada tenga sobre los ingresos futuros, mejor.

Si dispone de información más detallada, por ejemplo sobre muchos clientes, inclúyala en una hoja aparte.

El presupuesto anual debe consolidarse en una sola hoja para que pueda verse de un vistazo. Para ello es útil definir una línea para la cuenta de resultados en la hoja principal.

• Costes directos

Están directamente relacionadas con las ventas. Son costes que sólo se producen cuando se generan ingresos. Este es el caso más claro de las materias primas.

Cuando se hornea pan, los gastos directos más evidentes son la harina, el agua, la levadura y la sal. Pero hay otros costes, como la electricidad que consume el horno.

Si no hornea pan en agosto, no tiene gastos de harina ni de electricidad adicional. Ese es el objetivo principal del coste directo. Sin embargo, hay matices.

• Gastos de personal

formado por los empleados de la estructura empresarial. En algunos casos, puede registrarse como gasto directo en lugar de gasto de personal. Yo soy más partidario de incluirlo como partida de personal si forma parte de la estructura empresarial.

Por ejemplo, las panaderías contratan personal los días festivos porque, de lo contrario, no pueden atender a todos sus clientes. Este sería uno de los casos que podría considerarse como gasto directo.

En cambio, los sueldos y salarios deben incluirse siempre, de verdad, siempre. Incluso si es usted un autónomo o empresario que no se ocupa de las nóminas, o si acaba de poner en marcha su propio negocio y tiene meses en los que no le pagan el sueldo.

• Gastos generales.

A veces se denominan costes fijos. Prefiero llamarlos gastos generales porque no siempre son fijos. Por ejemplo, el presupuesto anual para publicidad no tiene por qué ser fijo.

Los gastos generales no pueden relacionarse con el volumen de negocio porque se producen en el funcionamiento de la empresa. Alquiler de locales, electricidad, gastos administrativos, gastos de Internet, amortización, etc.

Estos gastos apenas variarían aunque la empresa cerrara durante 15 días. Siempre es buena idea llevar un registro de estos gastos.

• Otros gastos.

Costes no necesariamente relacionados con la actividad o excepcionales. Por ejemplo, intereses de préstamos, impagos....

Esta es una clasificación estándar, y por eso no la digo, es un poco personal. Puede conocer a profesionales con otras normas de clasificación.

En última instancia, todo se reduce a si la clasificación o subdivisión que utiliza es útil para su empresa. También debe ser flexible y adaptable a sus necesidades.

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