Para qué sirve un presupuesto

El término presupuesto se utiliza a diario no sólo en las empresas, sino también en los hogares y en todo tipo de organizaciones que realizan actividades económicas. La respuesta más sencilla a la pregunta "¿Para qué sirve un presupuesto?" es que es una herramienta para saber cuáles son tus ingresos y tus gastos. Para las empresas, el presupuesto es claramente la clave para planificar proyectos futuros y tomar las mejores decisiones financieras.

Por eso, si queremos hablar de presupuestos con más profesionalidad, probablemente tengamos que pasar a considerarlos un plan de acción para alcanzar un objetivo que debe lograrse en un plazo determinado y en determinadas circunstancias. Se expresa en términos y valores financieros.

Objetivos presupuestarios

Una de las claves para aprovechar los beneficios de un buen presupuesto es tener claro para qué se va a utilizar. La finalidad de un presupuesto para un empresario o una persona de negocios debe ser más amplia que la de conocer la diferencia entre ingresos y gastos.

El presupuesto, como estrategia para organizar los fondos de nuestra empresa y optimizar su rendimiento, debe basarse en dos premisas: un control contable exhaustivo y la capacidad de responder y corregir las desviaciones y desfases financieros. En resumen, los objetivos del presupuesto pueden analizarse desde una perspectiva corporativa global del siguiente modo.

• Proyecciones de futuro. Análisis interno detallado para determinar nuestro potencial y planificar la mejor manera de materializarlo. Sin olvidar el análisis externo, que tiene en cuenta todos los aspectos económicos, políticos y regionales del entorno en el que operamos que puedan afectarnos.
• Asignación de recursos en las distintas áreas de la empresa. Debe incluir una cuantificación de los recursos disponibles y necesarios. Esto significa cubrir las necesidades de todos los departamentos, incluidos los de producción, distribución, ventas, compras y marketing. Descubrir los costes ocultos es clave para evaluar la productividad y viabilidad de productos y servicios.
• Visualización de "cuellos de botella". Este término coloquial significa que, a partir de toda la información examinada en los dos apartados anteriores, es posible conocer los "cuellos de botella", es decir, los procesos que limitan o paralizan la actividad en todos los ámbitos de la empresa. De este modo resulta más fácil tomar medidas correctoras concretas contra esta falta de fluidez.
• Coordinación eficaz de todos los departamentos. Uno de los errores más comunes en un buen presupuesto es la duplicación de actividades de una misma empresa, lo que da lugar a múltiples costes por la misma cosa. Otro problema estrechamente relacionado es la falta de comunicación interna, que hace que los informes no se lean o que las solicitudes no se atiendan por falta de conocimiento. El presupuesto debe identificar estos déficits y prever medidas correctoras.
• Utiliza el valor comparativo. Los empresarios, especialmente los pequeños empresarios, pueden vivir en un bucle constante en torno a sí mismos, sumidos en su propia realidad, sin establecer criterios reales para cuantificar las variaciones económicas. No hay nada mejor que un presupuesto cuando existe un modelo comparativo preciso que también ajusta las previsiones y realiza correcciones.
• Garantizar el compromiso de todas las partes interesadas con el proyecto empresarial. Gracias a la creación de un presupuesto completo que define claramente la dirección en la que se mueve la empresa, el nivel de exigencia y el sistema de evaluación, cada miembro del equipo tiene una sensación de unidad y puede demostrar sus capacidades con datos.

Cuando te preguntaste: "¿Para qué sirve un presupuesto?", probablemente no tenías ni idea de la poderosa herramienta que tenías en tus manos.

Modelos de presupuestos para proyectos

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En otras palabras, un presupuesto es una descripción financiera de las condiciones de un proyecto concreto y de los resultados esperados tras su ejecución en un plazo determinado. Esta expresión cuantitativa implica, por tanto, un alto grado de coherencia con el plan de negocio y la estrategia que guiarán a la empresa en el futuro.

Según la primera definición, un presupuesto es la expresión financiera del plan de acción de una determinada empresa o empresario. Esto se debe a que su elaboración determina el flujo de recursos y fondos que se invertirán en un proyecto durante un periodo de tiempo determinado.

Entre las características que deben tener todos los presupuestos se incluyen.

• Un presupuesto es esencialmente una estimación de los costes necesarios para ejecutar un proyecto.
• En este sentido, un presupuesto tiene en cuenta y hace un seguimiento de todos los ingresos y gastos previstos.
• Las principales funciones son la gestión financiera, el control de costes, la planificación económica y financiera y la mitigación de riesgos.
• El entorno puede cambiar, por lo que se necesita adaptabilidad y flexibilidad.
• Los presupuestos son periódicos, es decir, se elaboran para un periodo de tiempo determinado.
• Por ejemplo, puede elaborarse un presupuesto para controlar las finanzas domésticas. Igual que el Estado elabora un presupuesto para controlar sus finanzas.
• En otras palabras, es una herramienta que permite hacer un seguimiento de los costes de un proyecto y, al mismo tiempo, controlar los ingresos y gastos del ejercicio para el que está previsto el proyecto.

Cabe señalar que la historia y los orígenes de los presupuestos se remontan a la prehistoria y que son herramientas que se han utilizado para tareas similares en otras culturas en el pasado.

Plantilla presupuesto obra Word

Por ejemplo, los egipcios calculaban la producción de trigo e intentaban evitar años de escasez. Al igual que los egipcios, los romanos también estimaban la solvencia de los pueblos conquistados y calculaban el tributo que más tarde ingresaría en las arcas del imperio.

El presupuesto es una herramienta de planificación y gestión que tiene su origen en el sector público a finales del siglo XVIII. En este sentido, el Parlamento británico establece los planes de gasto del Reino y proporciona directrices para su ejecución y control. Sin embargo, algunos autores, como Vlaemminck, subrayan que los presupuestos también se utilizaban en épocas anteriores.

Vlaemminck menciona los registros de Massari de Génova de 1340 en su obra Historia y doctrinas de la contabilidad.

En 1912, tras la Primera Guerra Mundial, el control presupuestario cobró cada vez más importancia en la economía. En el sector público se aprobó la Ley de Presupuestos Generales del Estado.

En 1928, la compañía eléctrica estadounidense Westinghouse empezó a elaborar presupuestos, un importante avance que luego copiaron otras empresas. En 1930 se celebró en Ginebra el primer simposio internacional sobre gestión presupuestaria, en el que se establecieron los principios básicos del sistema.

Hoy en día, los presupuestos son una herramienta cotidiana que se utiliza en innumerables ocasiones.

En cuanto a los periodos de tiempo, pueden dividirse en planificación a corto plazo (habitual en proyectos rutinarios y cuando hay que actuar con rapidez) y planificación a largo plazo (habitual en las actividades de las grandes empresas y en la política económica nacional).

Normalmente, el presupuesto anual de una empresa se expresa en los siguientes periodos.

• Q1: Suele denominarse Q1 porque se asocia a un "trimestre" (un cuarto del año).
• Q2: Suele denominarse Q2 porque se asocia con "quarter" (un trimestre del año).
• Tercer trimestre: suele denominarse Q3.
• Q4: normalmente denominado Q4.

Cada trimestre dura tres meses y forma un año de 12 meses.

En otras palabras, un presupuesto puede entenderse como un plan de acción que una empresa pretende poner en práctica, delineando los objetivos requeridos para esa tarea y las funciones necesarias para alcanzarlos. En este sentido, los presupuestos suelen compartir una serie de características comunes, como la previsibilidad, la economía, la flexibilidad, la fiabilidad, la participación y la puntualidad.

Los tipos de hogares se basan en sus funciones, como.

• Presupuesto general
• Presupuesto operativo.
• Presupuesto de tesorería.
• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de producción
• Presupuesto de gastos.
• Presupuesto de ingresos.
• Presupuesto cero.
• Presupuesto de capital.

Si desea saber más sobre las características de los tipos de hogar mencionados, consulte el siguiente artículo para obtener una visión general de los distintos tipos de hogar.

La presupuestación es importante para el uso adecuado de los recursos de la empresa, que pueden asignarse y utilizarse eficazmente con este tipo de planificación previa. De este modo, es más fácil medir los riesgos asociados a este tipo de objetivos, reducirlos al máximo y lograr mejores resultados.

Por otra parte, los presupuestos también sirven para informar a las autoridades e instituciones públicas. El objetivo es ofrecer una imagen veraz y transparente de las intenciones de una organización, los recursos que utiliza y las acciones que lleva a cabo.

En resumen, un presupuesto es una herramienta muy útil para controlar el gasto en la ejecución de proyectos.

Una vez resaltada la importancia de elaborar un presupuesto, veamos ahora sus ventajas y las limitaciones que pueden obligarle a tomar una decisión diferente o a rechazar el presupuesto.

Las ventajas de trabajar con un presupuesto son, por ejemplo.

• Controle sus finanzas en todo momento.
• Permite la planificación empresarial a largo plazo.
• Menos estrés financiero, ya que muchos gastos están previstos.
• Minimiza los riesgos en la gestión de la organización.
• Permite planificar los salarios y realizar ajustes y aumentos.
• La mejor herramienta para contabilizar los gastos superfluos, lo que permite a la institución ahorrar dinero.
• Permite una mejor planificación financiera, es decir, una planificación de la deuda.
• Es una herramienta muy útil, ya que su principal objetivo es gestionar y proporcionar información a los responsables.

Las desventajas y limitaciones del presupuesto son las siguientes.

• Como todo, no es fiable al 100%. Esto significa que pueden superarse los presupuestos.
• Un presupuesto demasiado ajustado puede limitar la capacidad de una organización y no permitir a la dirección ampliar los fondos asignados y disponibles.
• Los presupuestos requieren una inversión para ponerse en marcha porque necesitan personal para ejecutarlos.
• Del mismo modo, se necesita un equipo para supervisar el presupuesto e identificar posibles desviaciones.

Así que hay tanto ventajas como inconvenientes. En definitiva, los presupuestos son una herramienta muy útil y Economipedia los ha recomendado innumerables veces, sin extenderse más, para gestionar estrictamente proyectos y rutinas.

Ahora que ya sabes qué es un presupuesto, sus características y duración, y su importancia y tipos, veamos cómo se crea un presupuesto.

Empecemos por algo muy sencillo para entender qué es exactamente un presupuesto.

Por ejemplo, supongamos que estás organizando una fiesta sorpresa para un amigo y necesitas un local, la fiesta, la comida y los regalos.

En este sentido, hay una serie de costes asociados a la organización del evento y una partida para recaudar fondos para el mismo.

Por ejemplo, supongamos que tiene 40 invitados y cada uno dona 50 $.

Por otro lado, imaginemos que el coste de.

• In situ: 1.000 USD
• Regalo: 200 USD
• Comida: 800
• Decoración: 150
• Otros gastos: 100

Antes de celebrar un cumpleaños, el coste de organizar una fiesta puede estimarse en unos 2.250 â'¬.

En este presupuesto hay que tener en cuenta los ingresos de 40 invitados, así como las pérdidas y los inconvenientes.

Supongamos que dos invitados cancelan y uno dice que no puede pagar. Así que tendría 37 invitados y dispondría de fondos por valor de 1.850 USD.

Este presupuesto indica que los fondos disponibles no superarán el coste estimado del evento. Teniendo en cuenta este escenario y considerando esta flexibilidad y adaptabilidad, la cuota de participación debería aumentarse a 65 EUR para que haya fondos disponibles para cubrir el presupuesto.

Del mismo modo, se pueden realizar ajustes a la baja. Esto significa que, para presupuestos estáticos, los costes se reducen sin aumentar los fondos disponibles.

Las empresas tienen que elaborar un presupuesto cada año.

En este sentido, prevén los ingresos y gastos previstos por la empresa, con el objetivo de controlar estrictamente los ingresos y gastos generados por la empresa.

El presupuesto de una empresa se examina cuidadosamente y se compara con los resultados a final de año. De este modo, es posible determinar en qué medida el resultado final se desvía del presupuesto.

Para ello, se crean distintos conceptos, como costes diferentes para los distintos departamentos, consumibles, proveedores, etc. De este modo, se mide la desviación del resultado final con respecto al resultado previsto al final del año.

Un ejemplo de presupuesto en una empresa podrían ser los costes de un departamento.

Supongamos que dispone de un presupuesto de 100 millones de yenes repartidos entre siete departamentos.

Para un presupuesto determinado, estos 100 millones pueden asignarse a los distintos departamentos de la empresa, que tienen presupuestos diferentes. Cada departamento sabe cuánto puede gastar en función de los fondos disponibles en su presupuesto.

Supongamos que el departamento de marketing tiene un presupuesto de 10 millones y ha gastado 11,7 millones a final de año. El presupuesto se utiliza, en primer lugar, para comparar e identificar desviaciones y, en segundo lugar, para ajustar las finanzas de la empresa.

Como muestra la siguiente figura, los presupuestos son también una herramienta utilizada en el sector público para mostrar los presupuestos elaborados por cada gobierno en cada ejercicio.

Como puede verse en esta imagen, el Gobierno elabora presupuestos y lleva un estrecho control de sus finanzas, similar a las celebraciones de una empresa o un partido político.

Además, este presupuesto debe ser público, es decir, accesible a todos los ciudadanos. Esto permite analizar los costes previstos por el Estado y las asignaciones económicas fijadas.

Por ejemplo, pueden averiguar qué proporción del presupuesto público se destina a educación, sanidad y universidades.

Estos presupuestos se elaboran una vez al año, se publican y se ponen a disposición del público y de otras autoridades del país, incluida la oposición.

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