Proceso de compras de una empresa

Las operaciones de aprovisionamiento en las empresas son parte integrante del negocio. En muchas empresas, el área comercial es responsable del suministro que garantiza el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, también es responsable del 50% del valor de los productos vendidos. Depende del tipo de empresa de que se trate.

Por todo ello, no es difícil creer que entre el 20 y el 30% de los beneficios de una empresa proceden del ahorro realizado por nuestro departamento de compras. Con una buena gestión comercial, es posible ahorrar en torno a un 2%, además de aumentar el beneficio de la empresa y ajustar la transformación final del producto.

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Procedimiento de compra

Veamos ahora los procedimientos de contratación de una empresa. En concreto, se trata de las siguientes tareas.

• Predicción de las necesidades de material
• Planificación de suministros con márgenes.
• Adquisición de estos materiales.
• Garantizar que los productos pedidos lleguen en la cantidad acordada, en el plazo acordado y en perfectas condiciones.
• Gestión administrativa de la oferta. Esto significa ocuparse de los pagos.

Todas estas tareas se llevan a cabo de acuerdo con los procedimientos de compra de la empresa. Estos últimos pueden dividirse en.

Funciones del departamento de ventas

• Procedimientos de adquisición: previsión de las necesidades, determinación de las cantidades de compra y métodos de adquisición.
• Compras: en la adquisición de materiales.
• Operaciones posteriores a la compra (recepción de mercancías, aceptación de facturas y, en algunos casos, reclamaciones cuando los materiales llegan defectuosos o en mal estado).
• Trabajo realizado en paralelo con las compras: Control de inventarios, desarrollo de nuevos proveedores, recogida de material sobrante y no utilizado, etc.

Hasta ahora hemos descrito varios procesos, pero aún no hemos hablado de cómo se realizan las compras en una empresa. Estos, a su vez, constan de subprocesos. Son las siguientes.

• Analizar los precios ofrecidos por los proveedores, obtener presupuestos y decidir una selección en función de las necesidades identificadas en las operaciones previas a la compra.
• Plan de adquisiciones. Esto comienza con un análisis de los productos que deben cubrirse. Identificar a los proveedores más adecuados en términos de política de precios y calidad de las mercancías.
• Identificar las características de los proveedores necesarias para garantizar el cumplimiento de nuestros suministros.
• Buscar e investigar quién puede suministrarnos y seleccionar proveedores.
• Evaluar a los proveedores. Una vez que haya hecho una selección de candidatos, elíjalos según criterios como la calidad, el precio y el plazo de entrega.
• Especifique las condiciones de pago de las entregas solicitadas. ¿El pago es a corto o a largo plazo? Del mismo modo, fijar plazos de entrega y devolución de mercancías de acuerdo con nuestra política de calidad.
• Negociación de precios. Uno de los procesos que intervienen en las actividades de aprovisionamiento de una empresa es la negociación de precios. Esto significa que tiene que comprobar si el proveedor le hará un descuento.
• Generar compras. Una vez que haya decidido qué necesita, cuánto necesita, a quién se lo encarga y a qué precio, lo único que tiene que hacer es comprarlo. En otras palabras, el departamento de compras es el responsable de emitir el pedido.
• Cumplimiento de contratos de suministro A veces pueden obtenerse mejores precios en relación con contratos de varios meses o años de duración. En algunos casos, el cumplimiento del contrato es obligatorio porque se trata de un alquiler o una compra de bienes muebles y lo exige la ley.

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El proceso de compra en las empresas y organizaciones tiene una gran influencia e importancia. En este artículo damos recomendaciones sobre cómo mejorar y optimizar este proceso.

• Fije objetivos y délos a conocer.

Para mejorar el trabajo en equipo, es importante establecer logros en este ámbito para animar y motivar al personal implicado a conseguirlos. Los objetivos fijados deben centrarse en el ahorro, la ampliación de los plazos de pago, la clasificación de los proveedores, etc. Del mismo modo, debe hacerse un seguimiento de los objetivos fijados para determinar cómo se están alcanzando.

• Gestión de la selección de proveedores

Los proveedores son partes interesadas importantes y los productos y/o servicios que suministran repercuten en la empresa. Por lo tanto, deben aplicarse controles adecuados a la hora de seleccionar a los proveedores. Se recomienda realizar una fase de selección con un filtro como requisito mínimo para demostrar el compromiso y la fiabilidad de los productos y servicios. Por otro lado, se recomienda establecer un manual de política y procedimientos de compras.

Director de marketing funciones

• Preparación de registros de asuntos acordados.

Es importante dejar constancia de las negociaciones y acuerdos con los proveedores, aunque se hayan hecho por teléfono o verbalmente. Es aconsejable enviar las pruebas del acuerdo con el proveedor por correo electrónico para evitar cualquier inconveniente que pueda afectar a la empresa a la hora de realizar pedidos, pagos u otros trámites.

• Gestión de existencias

La gestión y administración de inventarios es importante para evitar costes excesivos, ya que las empresas pueden estar almacenando productos que no se utilizarán durante un largo periodo de tiempo. Es importante calcular el punto de pedido de cada producto y registrar los movimientos de entrada y salida en un formato que evite compras innecesarias o de última hora.

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