Qué es digitalizar documentos

La digitalización suele implicar la conversión de información física a formato digital. Muchas empresas almacenan grandes cantidades de documentos que ocupan mucho espacio y dificultan el acceso a ellos. La digitalización requiere tiempo y esfuerzo, pero puede ser una fuente de ventaja competitiva. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta antes de digitalizar documentos y qué ventajas prácticas se pueden obtener?

Índice

1. ¿Qué es la digitalización?
2. ¿Cómo puedo digitalizar un documento?
3. Sobre el procedimiento
4. ¿Qué (no se puede digitalizar)?
5. ¿Por qué digitalizar?

¿Qué es la digitalización de documentos?

Este proceso consiste en digitalizar documentos en papel. La tecnología avanza rápidamente y las empresas ya reconocen la importancia de digitalizar sus documentos, y las organizaciones que no lo hagan pueden esperar que sus operaciones se estanquen más que las de sus competidores. Son conscientes de las implicaciones para el futuro de la empresa.

Para digitalizar, hay que fijarse un objetivo y considerar por qué es importante digitalizar los documentos. Por ejemplo, la digitalización ahorra espacio y optimiza la recuperación de documentos. Oficina sin papel Una oficina sin papel es una oficina con poco o ningún papel. El término existe desde hace medio siglo, pero en las últimas décadas cada vez más empresas han aplicado el concepto. Dado que prescindir por completo del papel es difícil y no siempre funciona de forma óptima, muchas empresas están optando por "menos papel". Por ejemplo, las facturas se reciben y envían digitalmente, pero los planes mensuales se comparten en papel y los empleados pueden añadir sus propias notificaciones (oficina sin papeles). Si nos pasáramos a la electrónica sólo para ahorrar espacio, estaríamos invirtiendo mucho tiempo y dinero sólo para ahorrar espacio de oficina.

Para las empresas, la digitalización de documentos es un proceso que aporta mucha importancia y eficacia a la organización, aparte del ahorro de espacio que supone eliminar el papel y los documentos físicos. La digitalización permite una recuperación más rápida, un mejor acceso a la información y flujos de trabajo más eficientes.

Estos beneficios, como la mejora del acceso a la información, proporcionan un retorno de la inversión (ROI). El rendimiento de la inversión (ROI) se utiliza para calcular la eficiencia de una inversión. En otras palabras, la fórmula del ROI se utiliza para analizar los costes y beneficios de una inversión y determinar si la inversión es positiva o negativa. A la hora de comprar software, los jefes de proyecto reciben instrucciones de la dirección para estimar el retorno de la inversión. En este caso, el ROI es un indicador para determinar si la inversión en un determinado software merece la pena, ya que reduce el tiempo dedicado a buscar documentos que antes eran físicos. En el siguiente vídeo, Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD, explica cuáles son los principales objetivos de la digitalización y por qué es importante digitalizar los documentos corporativos.

Mejor programa para escanear

Establecer objetivos es un punto importante en el camino de la transformación digital. Sin embargo, dada la importancia de la digitalización de documentos y el éxito que se espera de este proceso, hay que tener en cuenta varios aspectos. Por ejemplo, no basta con identificar y querer resolver problemas para digitalizar. Las empresas también deben tener en cuenta que necesitan una estructura definida en la que es probable que inviertan mucho tiempo para alcanzar los objetivos definidos.

Dar prioridad a este proyecto puede mejorar considerablemente la gestión de la información de una organización. Esto reducirá el tiempo de espera entre la solicitud de documentos de archivo y la consulta posterior.

Muchas empresas se plantean ahora digitalizar sus documentos. A lo largo de los años hemos acumulado cada vez más papel, carpetas y archivadores de todo tipo, lo que ha hecho que la gestión documental de los datos de la empresa sea mucho más confusa y complicada.

En este número, me gustaría hablar de la importancia de digitalizar los documentos corporativos, es decir, los documentos en papel, para poder utilizarlos con mayor comodidad.

Si.
Tiene una gran cantidad de papel en su empresa y no sabe qué hacer con él.
Tenga en cuenta lo siguiente.

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¿Qué es la digitalización de documentos? Definición

La digitalización de documentos es el proceso de convertir un gran número de documentos en papel en archivos digitales y almacenarlos en un sistema de gestión documental como Dataprius.

Es posible que tenga miles de archivos con diversos documentos, años de conocimientos y datos que se han ido acumulando a lo largo de la historia de su empresa. Algunos de estos documentos pueden seguir siendo útiles, otros ya están obsoletos, pero forman parte de su historia y pueden aportarle valiosos conocimientos si en algún momento desea consultarlos o desarrollar proyectos de analítica de datos o Big Data en el futuro.

La mera idea de escanear miles de documentos puede parecer una tarea que lleva mucho tiempo, pero muchas empresas se han dado cuenta de que la información inaccesible no es útil, es costosa y ocupa mucho espacio, y poco a poco interfiere en la vida cotidiana.

En este sentido, el riesgo de no digitalizarse ha llegado a ser mayor que las desventajas de la digitalización.

Ventajas de digitalizar archivos

Digitalización.
Qué puede hacer con los datos de su empresa.

• Aumentar
  Productividad del personal: documentos desordenados e inaccesibles.
  El personal dedica más tiempo del necesario porque el acceso a los documentos es difícil
  Dedican más tiempo del necesario a analizar documentos.
• Mejora
  Procesos internos: Los procesos no pueden mejorarse sin una documentación eficaz.
  Sin una gestión eficaz de los documentos.
• Control.
  Mejor control de la trazabilidad de los documentos, ya que no es posible rastrear quién tomó, editó o modificó el documento.
  Si no queda rastro, debe identificarse a la persona que se llevó, alteró o destruyó el documento.
  Deja un rastro.
• Facilitar.
  Puedes recuperar información en tiempo real (lo que no es posible con grandes hojas de papel).
  (Gran archivo en papel).
• Lo hay.
  Posibilidad de automatizar el trabajo con bases de datos estructuradas.
  Bases de datos estructuradas El primer paso hacia la transformación digital
  es disponer de documentos en formato digital.
• Promover una
  Una cultura empresarial socialmente responsable
  que sea respetuoso con el medio ambiente.
• Reducción
  del coste de papel, tinta de impresora y material de oficina en
  Si es una empresa mediana, se dará la mano al mirar su carta anual.
  Cuando vea las cifras de gasto anual, se le encogerá el corazón.

En.
En resumen, no hay razón para seguir haciéndolo mal si se puede hacer bien y
puede hacerlo bien. Todas las medidas para mejorar la organización de la información
Organizar la información hace que las empresas sean más eficientes, modernas y eficaces.
más moderno y realista.

Y
Es bien sabido que la supervivencia de una empresa depende de su capacidad de adaptación.
Adaptabilidad.

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